Lưu ý khi ký hợp đồng tổ chức sự kiện tránh rủi ro pháp lý

Hợp đồng tổ chức sự kiện là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện thống nhất các điều khoản hợp tác. Tuy nhiên, nếu không cẩn trọng khi ký kết, bạn có thể gặp phải nhiều rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ những điểm cần lưu ý để đảm bảo quyền lợi khi ký hợp đồng.

Xác định rõ nội dung hợp đồng tổ chức sự kiện

Khi ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện, việc xác định nội dung hợp đồng một cách chi tiết và đầy đủ sẽ giúp hạn chế tranh chấp và đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Một mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần bao gồm các nội dung quan trọng sau:

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Hợp đồng cần ghi rõ thông tin của cả hai bên để xác định trách nhiệm pháp lý. Các thông tin cần có bao gồm:

• Bên tổ chức sự kiện: Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, người đại diện hợp pháp và chức vụ.
• Bên thuê dịch vụ: Tên doanh nghiệp/tổ chức, địa chỉ, người đại diện và thông tin liên hệ.
• Phương thức liên lạc: Email, số điện thoại và địa chỉ làm việc để dễ dàng trao đổi thông tin.

Việc ghi đầy đủ thông tin giúp hợp đồng có giá trị pháp lý và đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

Xác định rõ loại hình sự kiện

Trong hợp đồng, cần mô tả rõ loại hình sự kiện mà doanh nghiệp muốn tổ chức, vì mỗi sự kiện sẽ có yêu cầu khác nhau về kịch bản, địa điểm, ngân sách và nhân sự. Một số loại hình phổ biến bao gồm:

• Hội thảo, hội nghị chuyên đề: Thường có nội dung học thuật hoặc trao đổi kinh nghiệm, cần bố trí không gian trang trọng, hệ thống âm thanh và màn chiếu chất lượng cao.
• Gala dinner, tiệc tri ân khách hàng: Sự kiện mang tính giải trí, giao lưu, cần có sân khấu, âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp.
• Lễ ra mắt sản phẩm mới: Yêu cầu không gian sáng tạo, bố trí khu vực trưng bày sản phẩm, các tiết mục trình diễn ấn tượng.
• Sự kiện nội bộ doanh nghiệp: Bao gồm team building, kỷ niệm thành lập công ty, cần lên kế hoạch chi tiết về địa điểm, nội dung và hoạt động.

Việc mô tả rõ loại hình sự kiện sẽ giúp đơn vị tổ chức cung cấp đúng dịch vụ theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Hợp đồng cần xác định chính xác ngày, giờ và địa điểm diễn ra sự kiện để tránh sai sót. Các thông tin cần có:

• Thời gian tổ chức: Ghi rõ ngày, tháng, giờ bắt đầu và kết thúc để các bên chủ động trong việc chuẩn bị.
• Địa điểm tổ chức: Cần có địa chỉ cụ thể (ví dụ: trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng, bãi biển…) để đảm bảo việc chuẩn bị thiết bị, nhân sự phù hợp.
• Phương án dự phòng: Trong trường hợp sự kiện diễn ra ngoài trời hoặc có yếu tố bất khả kháng, cần có kế hoạch thay thế địa điểm hoặc thời gian.

Việc xác định rõ thời gian và địa điểm trong hợp đồng giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ.

Các hạng mục dịch vụ cung cấp trong hợp đồng tổ chức sự kiện

Một hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói cần liệt kê đầy đủ các hạng mục dịch vụ để tránh thiếu sót trong quá trình triển khai. Các hạng mục phổ biến gồm:

• Thiết kế sân khấu: Bao gồm kích thước, kiểu dáng, màn hình LED, bục phát biểu, bàn ghế cho đại biểu.
• Âm thanh, ánh sáng: Hệ thống loa, micro, đèn chiếu sáng theo từng quy mô sự kiện.
• Trang trí sự kiện: Phông nền, backdrop, hoa tươi, bàn tiệc, banner quảng cáo…
• Nhân sự sự kiện: MC, diễn giả, PG/PB, đội ngũ kỹ thuật viên, bảo vệ, lễ tân.
• Dịch vụ hậu cần: Đồ ăn, thức uống, quà tặng khách mời, dịch vụ xe đưa đón nếu cần.

Việc liệt kê chi tiết giúp đảm bảo không có bất kỳ hạng mục nào bị bỏ sót, đồng thời làm cơ sở để đối chiếu khi nghiệm thu sự kiện.

Tiến độ thực hiện sự kiện theo hợp đồng

Hợp đồng cần có bảng tiến độ thực hiện để đảm bảo từng hạng mục được triển khai đúng thời gian, tránh tình trạng chậm trễ gây ảnh hưởng đến sự kiện. Tiến độ này thường bao gồm:

• Giai đoạn chuẩn bị (trước 1-2 tháng): Lên ý tưởng, khảo sát địa điểm, ký hợp đồng.
• Giai đoạn triển khai (trước 1-2 tuần): Thiết lập sân khấu, kiểm tra thiết bị, tổng duyệt chương trình.
• Giai đoạn thực hiện (ngày diễn ra sự kiện): Quản lý chương trình, điều phối nhân sự, xử lý tình huống phát sinh.
• Giai đoạn tổng kết (sau sự kiện): Thu dọn thiết bị, báo cáo kết quả, thanh toán hợp đồng.
  

Bảng tiến độ giúp cả hai bên theo dõi và điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng lịch trình.

Việc xác định rõ nội dung hợp đồng tổ chức sự kiện không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi của các bên mà còn góp phần làm cho sự kiện diễn ra thuận lợi, đúng như kế hoạch. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ từng điều khoản trước khi ký kết để tránh những rủi ro không mong muốn. 

Điều khoản tài chính trong hợp đồng tổ chức sự kiện

Hợp đồng tổ chức sự kiện là văn bản quan trọng nhằm xác định quyền lợi, nghĩa vụ của cả hai bên và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Trong đó, điều khoản tài chính đóng vai trò then chốt, giúp minh bạch chi phí và tránh tranh chấp. Dưới đây là những nội dung tài chính quan trọng cần có trong hợp đồng.

Tổng chi phí và phương thức thanh toán

Hợp đồng cần quy định rõ tổng chi phí dịch vụ tổ chức sự kiện, bao gồm:

• Chi phí địa điểm: Thuê hội trường, sân khấu, không gian tổ chức.
• Chi phí nhân sự: MC, lễ tân, PG, nhân viên kỹ thuật, bảo vệ.
• Chi phí trang thiết bị: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu.
  Chi phí thiết kế và trang trí: Backdrop, banner, standee, bàn ghế.
• Chi phí ẩm thực và quà tặng: Tiệc nhẹ, buffet, quà cho khách mời.

Phương thức thanh toán có thể bao gồm:

• Chuyển khoản ngân hàng: Thông tin tài khoản cần được ghi rõ trong hợp đồng.
• Thanh toán tiền mặt: Cần có biên lai xác nhận để tránh tranh chấp.

Lịch trình thanh toán cần được quy định cụ thể, thường bao gồm:

• Đợt 1: Thanh toán từ 30% – 50% tổng chi phí khi ký hợp đồng.
• Đợt 2: Thanh toán 30% tổng chi phí trước ngày diễn ra sự kiện.
• Đợt cuối: Thanh toán phần còn lại ngay sau khi sự kiện kết thúc.

Điều khoản về chi phí phát sinh

Trong quá trình tổ chức sự kiện, có thể xuất hiện các khoản chi phí ngoài dự kiến. Hợp đồng cần quy định rõ các trường hợp phát sinh và cách thức xử lý, bao gồm:

• Chi phí thay đổi quy mô sự kiện: Tăng số lượng khách mời, bổ sung hạng mục trang trí hoặc thay đổi địa điểm.
• Chi phí do yêu cầu bổ sung: Thuê thêm thiết bị, nhân sự hoặc điều chỉnh kịch bản theo yêu cầu của khách hàng.
• Chi phí phát sinh do yếu tố khách quan: Các trường hợp bất khả kháng như thời tiết xấu hoặc thay đổi lịch trình ngoài ý muốn.

Cách thức xử lý chi phí phát sinh cần quy định rõ ràng:

• Đơn vị tổ chức sự kiện phải thông báo trước và chỉ thực hiện khi có sự đồng ý của khách hàng.
• Các chi phí phát sinh cần được ghi nhận bằng văn bản hoặc email để tránh tranh chấp.
• Thời gian thanh toán chi phí phát sinh cần được thỏa thuận cụ thể, có thể thanh toán ngay khi phát sinh hoặc gộp vào đợt thanh toán cuối cùng.

Chính sách hoàn hủy hợp đồng

Trong trường hợp cần hủy hợp đồng, cần có quy định rõ về mức hoàn tiền hoặc mức phạt tùy theo thời điểm thông báo.

• Hủy hợp đồng từ phía khách hàng:
  • Hủy trước 30 ngày: Hoàn lại 80% – 100% tiền cọc.
  • Hủy trước 15 ngày: Hoàn lại 50% tiền cọc hoặc áp dụng phí phạt 30% tổng chi phí.
  • Hủy dưới 7 ngày: Không hoàn cọc, có thể phải thanh toán thêm các chi phí đã thực hiện.
• Hủy hợp đồng từ phía đơn vị tổ chức sự kiện:
  • Nếu đơn vị tổ chức sự kiện hủy hợp đồng do lỗi của mình, phải hoàn trả toàn bộ số tiền khách hàng đã thanh toán và có thể bồi thường tùy theo mức độ thiệt hại.
• Hủy hợp đồng do bất khả kháng:
  • Các trường hợp như thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh hoặc quy định của chính phủ có thể dẫn đến việc hoãn hoặc hủy sự kiện.
  • Hai bên có thể thỏa thuận dời sự kiện sang thời gian khác mà không mất phí hoặc hoàn tiền theo tỷ lệ phù hợp với khối lượng công việc đã thực hiện.

Quy định chi tiết về điều khoản tài chính trong hợp đồng tổ chức sự kiện giúp đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, hạn chế tranh chấp và tạo điều kiện thuận lợi để sự kiện diễn ra thành công. Một hợp đồng chặt chẽ, rõ ràng sẽ là cơ sở quan trọng để hai bên hợp tác lâu dài và hiệu quả.

Trách nhiệm và quyền lợi của các bên trong hợp đồng tổ chức sự kiện

Hợp đồng tổ chức sự kiện là văn bản quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên: đơn vị tổ chức sự kiện và doanh nghiệp thuê dịch vụ. Một hợp đồng chặt chẽ cần quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi và các điều khoản ràng buộc để tránh tranh chấp trong quá trình thực hiện.

Trách Nhiệm Của Đơn Vị Tổ Chức Sự Kiện

Đơn vị tổ chức sự kiện đóng vai trò chính trong việc lên kế hoạch, triển khai và đảm bảo chương trình diễn ra đúng tiến độ, chất lượng. Cụ thể, họ có những trách nhiệm sau:

• Đảm bảo tiến độ thực hiện:
  • Lập kế hoạch chi tiết và thực hiện đúng các mốc thời gian đã cam kết.
  • Bàn giao các hạng mục (thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, tài liệu truyền thông…) đúng tiến độ để kịp kiểm duyệt.
• Cung cấp đầy đủ dịch vụ theo hợp đồng:
  • Thực hiện đúng nội dung dịch vụ đã cam kết, bao gồm địa điểm tổ chức, trang thiết bị, nhân sự, chương trình hoạt động.
  • Đảm bảo chất lượng dịch vụ theo thỏa thuận, từ thiết kế sự kiện, tiệc chiêu đãi đến các hoạt động tương tác.
• Xử lý tình huống phát sinh:
  • Chủ động đưa ra phương án dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra như trục trặc kỹ thuật, thay đổi lịch trình, vấn đề thời tiết.
  • Phối hợp với doanh nghiệp để đưa ra giải pháp nhanh chóng, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Trách Nhiệm Của Doanh Nghiệp Thuê Dịch Vụ

Doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức sự kiện cần cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và hỗ trợ trong quá trình triển khai để đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Trách nhiệm cụ thể bao gồm:

• Cung cấp thông tin chính xác, đúng thời hạn:
  • Gửi nội dung chương trình, yêu cầu đặc biệt về sự kiện (chủ đề, thông điệp, danh sách khách mời…).
  • Phối hợp cung cấp tài liệu truyền thông, hình ảnh, video để phục vụ công tác quảng bá.
• Thanh toán đúng hạn theo hợp đồng:
  • Tuân thủ các điều khoản thanh toán theo từng giai đoạn hoặc sau khi hoàn thành sự kiện.
  • Nếu có thay đổi về quy mô sự kiện hoặc dịch vụ phát sinh, cần thống nhất chi phí bổ sung với đơn vị tổ chức.
• Phối hợp và hỗ trợ trong quá trình thực hiện:
  • Hỗ trợ công tác kiểm tra, duyệt kế hoạch chương trình, kịch bản chi tiết.
  • Cung cấp nhân sự hoặc đại diện doanh nghiệp để điều phối và giám sát sự kiện khi cần thiết.

Quyền Lợi Của Các Bên

Bên cạnh trách nhiệm, cả hai bên cũng có những quyền lợi được đảm bảo theo hợp đồng:

• Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ:
  • Doanh nghiệp có quyền giữ bản quyền logo, hình ảnh thương hiệu, nội dung quảng bá sự kiện. Đơn vị tổ chức không được sử dụng các tài liệu này vào mục đích khác nếu không có sự đồng ý.
  • Đơn vị tổ chức sự kiện có quyền bảo vệ ý tưởng sáng tạo, nội dung kịch bản nếu đây là sản phẩm độc quyền của họ.
• Quyền từ chối dịch vụ nếu không đảm bảo chất lượng:
  • Doanh nghiệp có quyền yêu cầu đơn vị tổ chức sửa đổi, điều chỉnh nếu dịch vụ không đạt yêu cầu. Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể yêu cầu bồi thường theo hợp đồng.
  • Đơn vị tổ chức sự kiện có quyền từ chối thực hiện chương trình nếu doanh nghiệp không hợp tác, không cung cấp thông tin đầy đủ hoặc vi phạm điều khoản thanh toán.

Hợp đồng tổ chức sự kiện cần quy định rõ trách nhiệm và quyền lợi của cả hai bên để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Doanh nghiệp cần hợp tác chặt chẽ với đơn vị tổ chức, cung cấp thông tin kịp thời, trong khi đơn vị tổ chức phải cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng, đảm bảo tiến độ và xử lý tình huống linh hoạt. 

Các điều khoản về bảo mật và sở hữu trí tuệ trong hợp đồng tổ chức sự kiện

Trong các sự kiện doanh nghiệp, đặc biệt là hội nghị, họp báo, lễ ra mắt sản phẩm hoặc chương trình nội bộ, việc bảo vệ thông tin nhạy cảm là yếu tố quan trọng. Do đó, hợp đồng tổ chức sự kiện cần có những điều khoản cụ thể về bảo mật thông tin và quyền sở hữu trí tuệ nhằm tránh tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Điều khoản bảo mật thông tin

Bảo mật thông tin nội bộ doanh nghiệp

• Các bên tham gia tổ chức sự kiện, bao gồm đơn vị tổ chức, MC, nhân viên kỹ thuật, ekip sản xuất, cần cam kết không tiết lộ bất kỳ thông tin nào liên quan đến chiến lược kinh doanh, khách hàng hoặc kế hoạch phát triển sản phẩm của doanh nghiệp.
• Nếu sự kiện có sự tham gia của bên thứ ba như đối tác hoặc nhà cung cấp dịch vụ, cần ký thỏa thuận bảo mật (NDA – Non-Disclosure Agreement) để đảm bảo tính bảo mật.

Bảo vệ dữ liệu khách hàng và đối tác

• Thông tin cá nhân của khách mời và đối tác, bao gồm họ tên, số điện thoại, email, công ty, chỉ được sử dụng trong phạm vi tổ chức sự kiện, không được chia sẻ hoặc khai thác cho các mục đích thương mại khác.
• Nếu có thu thập dữ liệu khách hàng thông qua biểu mẫu đăng ký, doanh nghiệp cần có chính sách bảo vệ dữ liệu rõ ràng, tuân thủ quy định của pháp luật về quyền riêng tư.
  

Bảo mật tài liệu và nội dung trình bày tại sự kiện

• Tất cả tài liệu trình bày, bài phát biểu, slide thuyết trình, báo cáo nội bộ chỉ được chia sẻ trong phạm vi thỏa thuận.
• Việc ghi hình, chụp ảnh buổi thuyết trình cần có sự đồng ý từ diễn giả hoặc đơn vị chủ quản trước khi sử dụng cho mục đích truyền thông hoặc nội bộ.

Điều khoản về quyền sở hữu trí tuệ

Quyền sở hữu nội dung sự kiện

• Nếu sự kiện có sản xuất hình ảnh, video, tài liệu quảng bá hoặc nội dung truyền thông, cần xác định rõ đơn vị nào sở hữu quyền sử dụng sau sự kiện.
• Trong trường hợp đơn vị tổ chức sự kiện thực hiện quay dựng, chụp ảnh cho doanh nghiệp, hợp đồng cần làm rõ:
  • Quyền sở hữu: Xác định bên nào có quyền sở hữu chính thức đối với nội dung.
  • Phạm vi sử dụng: Doanh nghiệp có được quyền chỉnh sửa, đăng tải công khai hay chỉ sử dụng nội bộ.
  • Thời gian sử dụng: Nội dung có thời hạn sử dụng nhất định hay được cấp phép vô thời hạn.

Bản quyền thương hiệu và hình ảnh sự kiện

• Nếu sự kiện sử dụng hình ảnh, logo, nhạc nền có bản quyền, cần có giấy phép hợp lệ để tránh vi phạm quyền sở hữu trí tuệ.
• Các đơn vị truyền thông, báo chí khi đưa tin về sự kiện cần tuân thủ quy định về quyền sở hữu nội dung theo thỏa thuận với doanh nghiệp.

Xử lý vi phạm bản quyền

• Nếu xảy ra tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu nội dung sau sự kiện, các bên cần giải quyết theo hợp đồng hoặc pháp luật hiện hành.
• Doanh nghiệp có quyền yêu cầu gỡ bỏ hoặc bồi thường nếu đơn vị tổ chức sự kiện sử dụng trái phép hình ảnh, nội dung thuộc quyền sở hữu của mình.

Các bên cần thỏa thuận chi tiết trước khi sự kiện diễn ra để đảm bảo sự minh bạch và tránh các tranh chấp không đáng có.

Điều khoản xử lý vi phạm hợp đồng tổ chức sự kiện

Để hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên, hợp đồng tổ chức sự kiện cần có các điều khoản cụ thể về xử lý vi phạm. Dưới đây là những nội dung quan trọng cần được quy định rõ ràng:

Mức Phạt Khi Vi Phạm Hợp Đồng

• Xác định các hành vi vi phạm hợp đồng, bao gồm chậm tiến độ, không thực hiện đúng nội dung thỏa thuận, hủy hợp đồng không có lý do chính đáng…
• Quy định mức phạt cụ thể theo từng trường hợp, chẳng hạn:
  • Bên tổ chức sự kiện không cung cấp đầy đủ dịch vụ như cam kết: Bồi thường một khoản tiền tương ứng với mức độ thiệt hại.
  • Khách hàng hủy hợp đồng khi sự kiện đã chuẩn bị: Chịu phí đền bù dựa trên phần trăm giá trị hợp đồng.
• Nêu rõ trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu vi phạm gây ảnh hưởng đến tài chính hoặc danh tiếng của bên còn lại.

Cơ Chế Giải Quyết Tranh Chấp

• Xác định phương thức giải quyết khi xảy ra tranh chấp để tránh kiện tụng kéo dài, bao gồm:
  • Thương lượng: Hai bên tự đàm phán để tìm phương án giải quyết.
  • Hòa giải: Nếu không thể thương lượng, có thể nhờ bên thứ ba (trọng tài, hiệp hội sự kiện…) làm trung gian.
  • Khởi kiện: Nếu tranh chấp không thể giải quyết bằng các cách trên, vụ việc sẽ được đưa ra tòa án hoặc trọng tài kinh tế theo quy định pháp luật.
• Quy định rõ thời gian giải quyết tranh chấp và cơ quan có thẩm quyền xử lý.

Trường Hợp Bất Khả Kháng

• Liệt kê các tình huống bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, hỏa hoạn, chính sách pháp luật thay đổi… khiến sự kiện không thể diễn ra.
• Quy định trách nhiệm của mỗi bên trong trường hợp này:
  • Được miễn trách nhiệm nếu sự cố xảy ra ngoài tầm kiểm soát.
  • Nghĩa vụ thông báo ngay cho bên kia để cùng tìm phương án xử lý.
  • Hình thức hoàn trả hoặc bảo lưu chi phí đã thanh toán nếu sự kiện bị hủy.

Việc ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi của cả hai bên mà còn giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý. Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín, có kinh nghiệm và quy trình làm việc chuyên nghiệp. Đồng thời, cần xem xét kỹ từng điều khoản trong hợp đồng, đặc biệt về trách nhiệm, nghĩa vụ và các điều kiện bồi thường. Nếu cần, hãy tham vấn luật sư hoặc chuyên gia để đảm bảo hợp đồng minh bạch, công bằng và bảo vệ tốt nhất quyền lợi của doanh nghiệp.